REPARATUR-AUFTRÄGE

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Reparaturauftrag Vorlage: Muster zum Kopieren mit allen wichtigen Angaben

Redaktion Reparatur-Aufträge (Vierstein) · Stand

Ein Reparaturauftrag braucht keine gesetzliche Form, sollte aber Kunde, Gerät mit Seriennummer, Fehlerbeschreibung, Kostenrahmen, Diagnosepauschale, Abholfrist, Datenschutzhinweis und Unterschrift enthalten. Eine Diagnosepauschale bekommst du nur, wenn du sie vorher vereinbart hast, denn ein Kostenanschlag ist nach § 632 Abs. 3 BGB im Zweifel nicht zu vergüten. Kommt der Auftrag außerhalb deiner Werkstatt oder per Telefon, Mail oder Formular zustande, gehört eine Widerrufsbelehrung dazu, und Auftrag samt Rechnung bewahrst du am besten acht Jahre auf.

Der Reparaturauftrag ist das wichtigste Blatt Papier in deiner Werkstatt. Er hält fest, welches Gerät du angenommen hast, was kaputt ist, was die Reparatur ungefähr kostet und was passiert, wenn der Kunde sein Handy nie abholt. Fehlt eine dieser Angaben, wird aus einem kleinen Missverständnis schnell ein Streit um Geld. Hier bekommst du eine Übersicht, was in den Auftrag gehört, mit den passenden Vorschriften, und ein Muster, das du direkt in dein Formular übernehmen kannst. Der Text ersetzt keine Rechtsberatung, lass dein fertiges Formular im Zweifel von einem Anwalt oder deiner Kammer prüfen.

Was ein Reparaturauftrag rechtlich ist

Eine Reparatur ist in aller Regel ein Werkvertrag. Du schuldest dem Kunden einen Erfolg, also ein Gerät, das wieder funktioniert, und der Kunde schuldet dir die Vergütung. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz dafür nicht vor. Ein Handschlag am Tresen reicht für den Vertrag. Für den Nachweis reicht er im Streitfall nicht.

Deshalb lohnt der schriftliche Auftrag. Er ist dein Beleg dafür, in welchem Zustand das Gerät ankam, welcher Preisrahmen vereinbart war und welchen Bedingungen der Kunde zugestimmt hat. Bei Mängeln an deiner Arbeit verjähren die Ansprüche nach § 634a Abs. 1 Nr. 1 BGB in zwei Jahren ab Abnahme, also meist ab der Abholung. So lange solltest du auch nachweisen können, was vereinbart war.

Pflichtangaben und sinnvolle Felder im Überblick

Feld Warum es auf den Auftrag gehört
Betrieb mit Anschrift und Kontakt Der Kunde muss wissen, mit wem er den Vertrag schließt
Kunde mit Name, Anschrift, Telefon, E-Mail Für Rückfragen, Freigaben und die Rechnung
Gerät, Hersteller, Modell, Seriennummer oder IMEI Eindeutige Zuordnung, Schutz vor Verwechslung
Zustand bei Annahme und Zubehör Vorschäden und mitgegebene Teile sind dokumentiert
Fehlerbeschreibung des Kunden Grundlage für Diagnose und Auftrag
Kostenrahmen oder Festpreis Schützt beide Seiten vor Überraschungen
Diagnosepauschale mit Betrag Ohne Vereinbarung gibt es dafür kein Geld
Freigabegrenze für Mehrkosten Du weißt, ab wann du nachfragen musst
Abholfrist und Aufbewahrung Regelt, was bei Nichtabholung passiert
Hinweis zu Daten auf dem Gerät Datensicherung liegt beim Kunden
Haftung Klare Grenzen innerhalb des Gesetzes
Datenschutzhinweis Pflicht nach Art. 13 DSGVO
Datum und Unterschriften Nachweis der Zustimmung

Kostenrahmen und Diagnosepauschale

Viele Streitfälle in Werkstätten drehen sich um Geld für Arbeit, die nicht zur Reparatur geführt hat. Die Rechtslage ist klar: Nach § 632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten. Willst du für die Fehlersuche an einem Notebook, das nicht mehr startet, eine Pauschale berechnen, muss sie vorher vereinbart sein. Schreib den Betrag auf den Auftrag und lass ihn unterschreiben. Wird der Auftrag erteilt, kannst du die Pauschale anrechnen, das macht die Zusage für den Kunden leichter.

Für den Preis hast du zwei Möglichkeiten. Ein Festpreis bindet dich. Ein Kostenrahmen ist eine Schätzung. Zeichnet sich ab, dass du ihn wesentlich überschreitest, musst du den Kunden nach § 649 Abs. 2 BGB unverzüglich informieren. Eine feste Prozentgrenze nennt das Gesetz nicht. Die IHK Nord Westfalen nennt als Richtwert 15 bis 20 Prozent und höchstens 25 Prozent. Einfacher wird es mit einer Freigabegrenze im Auftrag: Bis zu diesem Betrag darfst du reparieren, darüber rufst du an oder schreibst eine Mail und wartest auf das Okay.

Abholfrist und Verwahrung

Jede Werkstatt kennt das Regal mit Geräten, die niemand abholt. Ein Gesetz mit einer festen Abholfrist für Reparaturgeräte gibt es nicht. Deshalb gehört eine eigene Regel in den Auftrag, etwa: Das Gerät ist innerhalb von vier Wochen nach der Fertigmeldung abzuholen.

Holt der Kunde trotz Fertigmeldung nicht ab, gerät er in Annahmeverzug. Für Mehraufwendungen, etwa die Aufbewahrung, kannst du dann nach § 304 BGB Ersatz verlangen. Für deine Forderung aus dem Auftrag hast du außerdem ein Pfandrecht an dem Gerät, das zur Reparatur in deinen Besitz gekommen ist (§ 647 BGB). Du musst es also nicht herausgeben, bevor die Rechnung bezahlt ist. Das Gerät einfach zu verkaufen oder zu entsorgen, ist aber riskant. Lass dir das Vorgehen anwaltlich bestätigen, bevor du ein Gerät verwertest, und dokumentiere jede Erinnerung an den Kunden.

Daten auf dem Gerät und Datenschutz

Smartphones, Tablets und Notebooks enthalten Fotos, Chats und Zugangsdaten. Bei einer Reparatur können diese Daten verloren gehen, etwa beim Tausch eines Mainboards oder einer SSD. Schreib deshalb in den Auftrag, dass der Kunde vorher eine Sicherung anlegt und du für Datenverlust nur im Rahmen der gesetzlichen Haftung einstehst. Frag nur nach dem Entsperrcode, wenn du ihn für den Funktionstest wirklich brauchst, und vermerke, ob der Kunde ihn genannt hat.

Für die Kundendaten auf dem Auftrag selbst gilt die DSGVO. Nach Art. 13 DSGVO informierst du den Kunden bei der Erhebung unter anderem darüber, wer verantwortlich ist, wofür du die Daten nutzt, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange du sie speicherst. Ein kurzer Hinweis auf dem Auftrag mit Verweis auf deine ausführliche Datenschutzerklärung reicht in der Praxis meist aus.

Haftung

Viele Vordrucke schließen die Haftung pauschal aus. Das hält oft nicht. Nach § 309 Nr. 7 BGB darfst du in vorformulierten Bedingungen die Haftung für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit bei Fahrlässigkeit nicht ausschließen oder begrenzen, ebenso wenig die Haftung für sonstige Schäden bei grober Fahrlässigkeit. Eine Klausel, die genau diese Grenzen beachtet, ist sicherer als ein Totalausschluss, der im Streit unwirksam ist. Für Bearbeitungsschäden an Kundengeräten hilft dir eine passende Betriebshaftpflicht mehr als jede Klausel.

Widerrufsbelehrung bei Einsendung und Vor-Ort-Termin

Unterschreibt der Kunde in deiner Werkstatt, hat er kein gesetzliches Widerrufsrecht. Anders ist es bei Verträgen außerhalb von Geschäftsräumen und bei Fernabsatz: Dann kann ein Privatkunde nach § 312g Abs. 1 BGB 14 Tage widerrufen. Das betrifft den Termin beim Kunden zu Hause und die Einsendung, die per Telefon, Mail oder Online-Formular vereinbart wurde. Eine Ausnahme gilt, wenn der Kunde dich ausdrücklich zu einer dringenden Reparatur zu sich bestellt hat (§ 312g Abs. 2 Nr. 11 BGB).

In diesen Fällen gehören drei Dinge zum Auftrag: die Muster-Widerrufsbelehrung aus Anlage 1 zum EGBGB, die du nach Art. 246a § 1 Abs. 2 EGBGB zutreffend ausgefüllt in Textform übermittelst, die ausdrückliche Zustimmung des Kunden, dass du vor Ablauf der Frist beginnst, und seine Bestätigung, dass er weiß, dass sein Widerrufsrecht mit vollständiger Ausführung erlischt (§ 356 Abs. 5 Nr. 2 BGB). Ohne Belehrung erlischt das Widerrufsrecht erst nach zwölf Monaten und 14 Tagen (§ 356 Abs. 4 BGB). Was dabei im Detail gilt, steht im Ratgeber Widerrufsrecht bei Reparaturaufträgen.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrung richtet sich nach dem Steuerrecht. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG), Buchungsbelege ebenfalls acht Jahre, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Fristen beginnen jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ob ein unterschriebener Reparaturauftrag als Geschäftsbrief oder als Teil des Buchungsbelegs zählt, hängt davon ab, wie du ihn in der Buchhaltung verwendest. Am einfachsten legst du Auftrag, gegebenenfalls Widerrufsbelehrung und Rechnung zusammen ab und bewahrst alles acht Jahre auf.

Muster zum Kopieren

Das folgende Muster kannst du in dein Formular oder deine Werkstattsoftware übernehmen. Der Text an den Kunden ist in der Sie-Form gehalten. Passe Beträge, Fristen und Felder an deinen Betrieb an.

Feld Eintrag
Auftragsnummer, Datum __
Betrieb [Firma], [Anschrift], [Telefon], [E-Mail]
Kunde Name, Anschrift, Telefon, E-Mail
Gerät Hersteller, Modell, Farbe
Seriennummer oder IMEI __
Zubehör erhalten ☐ Hülle ☐ Ladekabel ☐ Netzteil ☐ SIM/Speicherkarte ☐ Sonstiges: ____
Zustand bei Annahme Kratzer, Risse, Vorschäden, Flüssigkeitsspuren: ____
Fehlerbeschreibung __
Gewünschte Leistung __
Preis ☐ Festpreis _ € ☐ Kostenrahmen _ bis ____ € (inkl. MwSt.)
Freigabegrenze Bis ____ € wird ohne Rückfrage repariert, darüber nur nach Ihrer Freigabe
Diagnosepauschale ____ €, fällig auch ohne Reparatur, bei Auftrag angerechnet
Voraussichtliche Dauer __
Entsperrcode ☐ genannt ☐ nicht genannt (Funktionstest dann eingeschränkt)
Rückgabe ☐ Abholung ☐ Rückversand an obige Anschrift, Versandkosten ____ €

Bedingungen für den Kunden

  1. Datensicherung: Bitte sichern Sie Ihre Daten vor der Abgabe. Bei der Reparatur können Daten verloren gehen. Für Datenverlust haften wir nur im Rahmen der gesetzlichen Haftung nach Nr. 4.
  2. Mehrkosten: Zeigt sich, dass der Kostenrahmen oder die Freigabegrenze überschritten wird, informieren wir Sie vorher und reparieren erst nach Ihrer Zustimmung.
  3. Abholung: Bitte holen Sie das Gerät innerhalb von _ Wochen nach unserer Fertigmeldung ab. Danach berechnen wir für die Aufbewahrung _ € je angefangene Woche. Bis zur Bezahlung behalten wir das Gerät ein (§ 647 BGB).
  4. Haftung: Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden an Leben, Körper und Gesundheit. Im Übrigen haften wir bei leichter Fahrlässigkeit nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
  5. Gewährleistung: Es gelten die gesetzlichen Mängelrechte, Ansprüche verjähren in zwei Jahren ab Abholung.
  6. Datenschutz: Wir verarbeiten Ihre Angaben zur Durchführung dieses Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und bewahren Auftrag und Rechnung wegen gesetzlicher Pflichten bis zu acht Jahre auf. Details: [Link zur Datenschutzerklärung].
  7. Nur bei Einsendung oder Termin bei Ihnen: Sie haben ein Widerrufsrecht, siehe beiliegende Widerrufsbelehrung. ☐ Ich verlange ausdrücklich, dass Sie vor Ablauf der Widerrufsfrist mit der Reparatur beginnen. Mir ist bekannt, dass mein Widerrufsrecht mit vollständiger Ausführung erlischt.

Ort, Datum, Unterschrift Kunde: __ Unterschrift Betrieb: ____

Bei einer Einsendung schickst du das Muster vorab per Mail oder legst es dem Versandlabel bei. So liegt alles vor, bevor du das Gerät öffnest.

Vom Auftrag zur nächsten Anfrage

Ein sauberer Auftrag nützt nur, wenn Geräte reinkommen. Auf dem Auftragsmarkt von reparatur-auftraege.de siehst du vor dem Kauf, ob der Kunde einsenden will oder einen Termin vor Ort braucht. Du weißt also schon vor dem ersten Kontakt, ob du eine Widerrufsbelehrung vorbereiten musst. Eine Anfrage mit Telefonnummer kostet 50 bis 15 Euro netto, nur mit E-Mail 40 bis 10 Euro, für jedes Gerät gleich, Details stehen unter Preise. Wie du dich danach schnell beim Kunden meldest, zeigt der Ratgeber Kundenanfrage schnell beantworten.

Häufige Fragen

Gibt es eine gesetzliche Vorlage für einen Reparaturauftrag?

Nein. Ein Reparaturauftrag ist ein Werkvertrag und kann formfrei geschlossen werden. Für Privatkunden gibt es seit Juli 2026 freiwillig das Europäische Formular für Reparaturinformationen, eine Pflichtvorlage für den Auftragsschein gibt es nicht.

Wie lange muss ich Reparaturaufträge aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO), empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre. Ist der unterschriebene Auftrag Teil deines Belegs, bewahrst du ihn am einfachsten zusammen mit der Rechnung acht Jahre auf.

Darf ich für den Kostenvoranschlag Geld verlangen?

Nur wenn du das vorher mit dem Kunden vereinbart hast. Nach § 632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten, deshalb gehört die Diagnosepauschale mit Betrag auf den Auftrag.

Brauche ich auf dem Reparaturauftrag eine Widerrufsbelehrung?

Nur wenn der Vertrag außerhalb deiner Geschäftsräume oder im Fernabsatz geschlossen wird, etwa beim Kunden zu Hause oder bei einer Einsendung nach Telefon oder Mail. Dann hat der Privatkunde nach § 312g BGB ein Widerrufsrecht von 14 Tagen.

Was mache ich, wenn ein Kunde sein Gerät nicht abholt?

Leg im Auftrag eine Abholfrist fest und erinnere den Kunden schriftlich. Für Mehraufwand während des Annahmeverzugs, etwa die Aufbewahrung, kannst du nach § 304 BGB Ersatz verlangen, und an dem Gerät hast du für deine Forderung ein Pfandrecht nach § 647 BGB. Bevor du ein Gerät verwertest, lass dir das Vorgehen anwaltlich bestätigen.

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Quellen
  1. § 632 BGB, Vergütung (Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten) (abgerufen 25.10.2026)
  2. § 649 BGB, Kostenanschlag (Anzeigepflicht bei Überschreitung) (abgerufen 25.10.2026)
  3. IHK Nord Westfalen: Kostenvoranschlag (abgerufen 25.10.2026)
  4. § 634a BGB, Verjährung der Mängelansprüche (abgerufen 25.10.2026)
  5. § 647 BGB, Unternehmerpfandrecht (abgerufen 25.10.2026)
  6. § 304 BGB, Ersatz von Mehraufwendungen (abgerufen 25.10.2026)
  7. § 309 BGB, Klauselverbote ohne Wertungsmöglichkeit (abgerufen 25.10.2026)
  8. § 312g BGB, Widerrufsrecht (abgerufen 25.10.2026)
  9. § 356 BGB, Widerrufsrecht bei außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Verträgen und Fernabsatzverträgen (abgerufen 25.10.2026)
  10. Art. 246a § 1 EGBGB, Informationspflichten und Muster-Widerrufsbelehrung (abgerufen 25.10.2026)
  11. Art. 13 DSGVO, Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten (abgerufen 25.10.2026)
  12. Art. 6 DSGVO, Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (abgerufen 23.10.2026)
  13. § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (abgerufen 25.10.2026)
  14. § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (abgerufen 25.10.2026)

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